DATENSCHUTZ GESCHÄFTSPARTNER-INFORMATION

gem. Art 13 DSGVO Rübig GmbH & Co KG [Stand: 25.02.2020]

seit 25.05.2018 ist die EU-Datenschutz-Grundverordnung ("DSGVO") unmittelbar anwendbar und das österreichische Datenschutzgesetz ("DSG") in Kraft. Mit dem Wirksamwerden sind auch erweiterte Informationspflichten verbunden. Demnach möchten wir als Rübig GmbH & Co KG, Griesmühlstraße 10, 4614 Marchtrenk (mithin der Verantwortliche nach DSGVO), über die von uns durchgeführten Datenverarbeitungen im Hinblick auf Daten unserer Geschäftspartner informieren. Im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung ist es unerlässlich, dass personenbezogenen Daten über Geschäftspartner (das sind Kunden, Lieferanten, Interessenten sowie sonstige Geschäftspartner) verarbeitet werden. Diese Daten werden unter Beachtung der EU Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) von uns zu folgenden Zwecken genutzt:

1. Verwaltung von Geschäftsbeziehungen mit Kunden und Lieferanten

Im Rahmen der Zusammenarbeit mit Geschäftspartnern (das sind Kunden, Lieferanten und sonstige Geschäftspartner) verarbeiten wir personenbezogene Daten zu folgenden Zwecken:

• Kommunikation mit Geschäftspartnern zu unseren Produkten, Dienstleistungen und Projekten, z.B. um Anfragen von und an den Geschäftspartner zu verarbeiten.
• Abwicklung und Verwaltung sowie Pflege von Geschäftsbeziehungen zwischen uns und den Geschäftspartnern, z.B. um die Bestellung von Produkten und Dienstleistungen abzuwickeln, sowie Zahlungen einzufordern oder zu begleichen.
• Durchführung eines ordnungsgemäßen Rechnungswesens sowie einer Kostenrechnung.
• Durchführung von Bonitätsprüfungen.

Folgende Daten werden diesbezüglich durch uns verarbeitet:

• Berufliche Kontaktinformationen wie Name, berufliche Kontaktadresse, berufliche Telefonnummer und E-Mailadresse;
• Zahlungsdaten, wie Angaben, die zur Abwicklung von Zahlungsvorgängen erforderlich sind;
• Sonstige personenbezogene Daten, deren Verarbeitung für die Anbahnung, Abwicklung und Verwaltung von (vertraglichen) Geschäftsbeziehungen sowie Pflege von Geschäftsbeziehungen notwendig sind oder die freiwillig angegeben werden, wie Aufträge, Auftragsdetails, getätigte Anfragen oder Projektdetails, Korrespondenz, sonstige Daten über die Zusammenarbeit.

Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten ist zur Erreichung der oben genannten Zwecke, einschließlich der Erfüllung eines Vertragsverhältnisses bzw. einer vorvertraglichen Tätigkeit dem Geschäftspartner, erforderlich.

Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitungen sind Art 6 Abs. 1 lit a (sofern eine Einwilligung erteilt wurde) oder Art 6 Abs. 1 lit b und f DSGVO:

• Die Verarbeitung ist für die Erfüllung eines Vertrags, dessen Vertragspartei die betroffene Person ist oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich;
• Die Verarbeitung ist zur Wahrung der berechtigten Interessen des Verantwortlichen oder eines Dritten erforderlich.

Im Rahmen der gesetzlichen Erlaubnis und soweit es für die Vertragserfüllung notwendig ist, werden personenbezogene Daten zu obigen Zwecken an andere Gruppenunternehmen oder Gerichte, Behörden, Anwaltskanzleien bzw. sonstige Geschäftspartner (wie beispielsweise Versand- bzw. Logistikpartner für die Durchführung und Abwicklung von Aufträgen).

Zudem werden von uns Auftragsverarbeiter (Dienstleister) mit der Verarbeitung personenbezogener Daten beauftragt (zum Beispiel im Rahmen eines ITSupportvertrages). Diese Auftragsverarbeiter sind zur Einhaltung der datenschutzrechtlichen Bestimmungen vertraglich verpflichtet.

Die beschriebenen Empfänger befinden sich möglicherweise in Ländern außerhalb der Europäischen Union („Drittländer“), in welchem das anwendbare Recht nicht das gleiche Datenschutzniveau wie innerhalb der EU gewährleistet. Diesfalls erfolgt eine Übermittlung entsprechend den gesetzlichen Vorgaben nur dann, wenn für das Drittland ein Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission vorliegt, mit dem Empfänger angemessene Garantien vereinbart wurden, der Empfänger an einem genehmigten Zertifizierungssystem teilnimmt, verbindliche interne Datenschutzvorschriften gemäß Art 47 Datenschutz- Grundverordnung vorliegen oder eine Ausnahme gemäß Art 49 Datenschutz- Grundverordnung vorliegt.

2. Kundenbetreuung, Marketing oder ähnlichen Aktionen und Veranstaltungen

Im Rahmen unserer Kundenbetreuungs- und Marketingmaßnahmen verwenden wir personenbezogene Daten für die Geschäftsanbahnung von Interessenten oder bestehenden Kunden betreffend das eigene Liefer- oder Leistungsangebot.

Zum Marketing gehört das Kundenbeziehungsmanagement, die Durchführung von Kunden- und Interessentenanschreiben wie Newsletter, die Organisation von Veranstaltungen sowie die Durchführung von sonstigen Werbeaktionen.

Folgende Daten werden diesbezüglich durch uns verarbeitet:

• Berufliche Kontaktinformationen wie Name, berufliche Kontaktadresse, berufliche Telefonnummer und E-Mailadresse;
• Daten über getätigte Bestellungen und Aufträge;
• Informationen, die aus öffentlich verfügbaren Quellen, Informationsdatenbanken oder von Auskunfteien erhoben werden.

Eine Übermittlung von Daten an Dritte findet nicht statt. Zudem werden von uns Auftragsverarbeiter (Dienstleister) mit der Verarbeitung personenbezogener Daten beauftragt. Diese Auftragsverarbeiter sind zur Einhaltung der datenschutzrechtlichen Bestimmungen vertraglich verpflichtet.

Die Daten werden bis zum Ablauf des dritten Jahres nach dem letzten Kontakt mit uns aufbewahrt.

3. Durchführung von Seminaren und Schulungen für Externe

Wir führen für Mitarbeiter unserer Kunden oder Interessenten entweder an unserem oder am Sitz des Kunden / Interessenten Seminare / Schulungen zu diversen Themen durch. Für die Durchführung dieser Weiterbildungsveranstaltungen werden Teilnehmerlisten geführt und für die Teilnehmer Zertifikate und Teilnahmebestätigungen erstellt.

Folgende Daten werden diesbezüglich durch uns verarbeitet:

• Berufliche Kontaktinformationen wie Name, berufliche Kontaktadresse, berufliche Telefonnummer und E-Mailadresse;
• Zugehöriges Unternehmen und Funktion im Unternehmen;
• Daten über absolvierte Seminare und Schulungen inkl. Zertifikate und Schulungsnachweisen.

Eine Übermittlung von Zertifikaten und Schulungsteilnahmen erfolgt direkt an den Auftraggeber im Rahmen der Vertragserfüllung gem. Art 6 Abs. 1 lit b DSGVO.

Die Teilnehmerdaten werden 3 Jahre nach Beendigung einer Schulung gelöscht. Sofern Daten für die Verrechnung der Leistungen des Verantwortlichen nach steuer- und / oder handelsrechtlichen Vorgaben aufbewahrt werden müssen, erfolgt eine Löschung erst nach Ablauf dieser Fristen.

4. Datenverarbeitung zur zweckentsprechenden Verfolgung von Rechtsansprüchen

Kommt es im Zusammenhang mit dem Besuch bei uns zu einer gerichtlichen oder außergerichtlichen Auseinandersetzung, oder erfolgt eine Aufforderung eines ordentlichen Gerichts oder einer Behörde an die Geschäftsführung, personenbezogene Daten von Besuchern offenzulegen, werden die für die zweckentsprechende Rechtsverfolgung notwendigen personenbezogenen Daten an Rechtsanwälte, Gerichte und Behörden weitergegeben und jedenfalls für die Dauer der zweckentsprechenden Rechtsverfolgung aufbewahrt.

5. Speicherdauer

Sofern bei o.a. Beschreibung der einzelnen Verarbeitungstätigkeiten oder im Zuge der Erhebung von Daten (z.B. im Rahmen einer Einwilligungserklärung) keine ausdrückliche Speicherdauer angegeben wird, werden personenbezogene Daten gelöscht, soweit diese nicht mehr zur Erfüllung des Zweckes der Speicherung erforderlich sind und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten (z.B. handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten) oder die Geltendmachung von Rechtsansprüchen einer Löschung entgegen stehen.

6. Betroffenenrechte

Sie haben das Recht,

• eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob personenbezogene Daten von uns verarbeitet werden und das Recht auf Auskunft über diese Daten.
• unverzüglich die Berichtigung Sie betreffender unrichtiger Daten und/oder die Vervollständigung unvollständiger personenbezogener Daten zu verlangen.
• auf Löschung Ihrer personenbezogenen Daten.
• auf Einschränkung der Verarbeitung.
• auf Datenübertragung.
• auf Widerspruch gegen die Datenverarbeitung.

Erfolgt die Verarbeitung Ihrer Daten auf Basis Ihrer Einwilligung, so besteht das Recht, die Einwilligung jederzeit zu widerrufen, ohne dass die Rechtmäßigkeit der auf Grund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung berührt wird Um eine effiziente Beantwortung derartiger Anliegen sicherzustellen, ersuchen wir Sie, uns unter datenschutz[at]rubig[dot]com zu kontaktieren, wobei wir Sie hierbei stets um einen Beleg Ihrer Identität, etwa durch Übermittlung einer elektronischen Ausweiskopie, ersuchen.

Darüber hinaus besteht ein Recht auf Beschwerde bei der Österreichischen Datenschutzbehörde, Barichgasse 40-42,1030 Wien, dsb[at]dsb.gv[dot]at.